Definición de proveedores.

Teniendo en cuenta la lista de proveedores que planteamos en columnas anteriores, vamos a estipular un orden de prioridades y, en líneas generales establecer qué tener en cuenta para la elección de cada uno.

Lo primero que tenemos que definir es qué tipo de fiesta queremos y cuál podemos adquirir. La fiesta puede hacerse en un salón que ofrezca todos los proveedores y servicios o un lugar donde podamos armar nuestra idea con una selección de proveedores planteada desde esa idea de fiesta diferente.

 

Por ejemplo, si decidimos hacer la fiesta en un salón que ofrece todo, no vamos a detenernos en la búsqueda de Dj, iluminación, sonido, efectos ni catering, lo cual achica nuestras opciones. Esto no quiere decir que no vamos a decidir cuál de las propuestas de ese proveedor fijo, nos gusta más. 

Muchas veces los salones cuentan con ambientación, según un estilo, esto va a ser más determinante aún al momento de elegirlo, y nos reduce las posibilidades de contratar ambientador o buscar alternativas de decoración, que en muchos casos, los mismos salones ofrecen. La búsqueda de ambientador es muy interesante y sobre todo intensa! Hay muchas opciones y aunque creamos que “todos hacen lo mismo”, la realidad es que no!, muchos siguen la moda y la influencia de los clientes, otros sin embargo imponen tendencia y tienen un estilo propio muy bien definido. Antes de coordinar alguna reunión es importante saber si se quiere algo en particular, estar preparados con alguna idea que pueda orientar a quien lo vaya a realizar.  

Debemos tener bien en claro cuál es el presupuesto del que disponemos y pensar que, seguramente, sea un poco más. (Es mejor estar preparados). Inevitablemente esto es lo que va a decirnos qué fiesta podemos tener, lo que no significa que tengamos que cortarnos las alas. Con imaginación podemos armar lo que deseamos, pero para ello, es importante, no solo tener en claro qué queremos, sino estar abiertos a escuchar sugerencias.  

Dejemos volar la imaginación, busquemos opciones en internet, Pinterest, Youtube, Facebook, en la web de Revista La Fiesta, vean ideas de proveedores y creativos de nuestros país principalmente, eso nos va a ayudar a ser más realistas. Muchas veces nos detenemos en cosas de otros países que no se consiguen, no se pueden lograr o sí pero el costo excede nuestras posibilidades, ¡Ojo seamos realistas!. 

Cuando comenzamos a buscar proveedores, en caso de no contar con la visión experimentada de un O.P.E (Organizador de Eventos), es necesario tener 3 y hasta 4 propuestas, para estar realmente seguros de que a quien elegimos sea el indicado para desarrollar lo que nosotros imaginamos.

En el caso de Foto y Vídeo, ver los trabajos que han realizado, buscar referencias, no comparar por valor, sino por calidad de trabajo y por sentirnos identificados con eso y a gusto con quien esté a cargo. 

Uno de los grandes dilemas son los shows y el cotillón y en este punto es importante destacar que, si bien no son indispensables, son un plus y una inyección para la fiesta. Dejarlo para lo último, muchas veces es un error, porque seguramente lo que más nos guste, o no va a tener disponibilidad o va a superar el presupuesto de que disponemos. Es preferible analizar opciones con tiempo para tenerlo en cuenta y poder contemplarlo, no conformarnos con lo que lleguemos a pagar, porque eso puede no ser lo ideal y perjudicar el evento. Hay muchas opciones, incluso hay productoras que desarrollan contenidos específicos para eventos específicos, y esto va a requerir de mayor tiempo de preparación. 

Una vez que tengamos seleccionados a los proveedores y el evento camine sobre rieles, con la idea estética definida, vamos a pensar en la tarjeta, seguramente para esta instancia va a ser mucho más sencillo definir cuál va a ser la que nos represente. 

Es un camino largo que lleva tiempo, lo mejor es relajarse, dejarse llevar y sobre todo, disfrutarlo, cada reunión, cada búsqueda, cada detalle,… es el comienzo de la fiesta… y lo que nos va a hacer disfrutar más el resultado de LA NOCHE!*

Paula Anache. 
(texto 100% de mi autoria)